Brochure de conformité

Dernière mise à jour le 4 novembre 2025

Conformité pour les partenaires commerciaux de Planetree

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Introduction

Planetree International Inc. (ci-après " Planetree ") s'engage à avoir des interactions éthiques et à se conformer à l'ensemble des lois, réglementations et codes industriels applicables. Planetree exige le même engagement de la part de ses partenaires commerciaux. Le terme " partenaire commercial " désigne toute personne ou organisation avec laquelle Planetree interagit et qui n'est pas une société affiliée, un dirigeant, un administrateur ou un employé de Planetree.

Nos précieux partenaires commerciaux jouent un rôle essentiel dans notre réussite, mais ces relations ne sont pas sans risque pour Planetree. Planetree et ses sociétés affiliées peuvent être tenues responsables des actions de leurs partenaires commerciaux. Afin d'atténuer ce risque, Planetree insiste pour que l'intégrité soit un élément central de ses relations avec ses partenaires commerciaux.

Planetree insiste également sur le fait que la conduite éthique constitue la base de tout ce qu'un partenaire commercial fait au nom de Planetree ou dans le cadre de ses activités. Cette brochure fournit des informations sur les attentes de Planetree en matière de pratiques commerciales éthiques afin de faciliter une relation fructueuse avec ses partenaires commerciaux.

Un engagement commun

Chez Planetree, nous nous efforçons chaque jour d'améliorer la vie des patients, du personnel et de la communauté dans le monde entier grâce à des produits et des services de qualité supérieure. Nos patients, clients, payeurs, investisseurs et régulateurs s'attendent à ce que nos activités soient menées avec intégrité et dans le respect de toutes les lois, réglementations et codes industriels applicables, et notre succès et notre réputation dépendent de notre engagement à agir en conséquence.

Notre activité est fortement réglementée et soumise à plusieurs lois, réglementations et codes industriels complexes. Nous nous engageons à développer notre activité dans le respect de ces normes et nous attendons de vous, nos partenaires commerciaux, que vous suiviez les principes détaillés dans cette brochure, le Code d'éthique et de conduite professionnelle de Planetree (le « Code ») et les directives de Planetree et les politiques qui s'appliquent à votre activité. Le non-respect de ces principes pourrait vous exposer, ainsi que Planetree et les personnes impliquées, à des amendes, à la perte de licences ou à d'autres sanctions graves.

Chez Planetree, nous prenons la conformité au sérieux et nous insistons pour que nos partenaires commerciaux fassent de même. Les employés de Planetree sont guidés par le Code, les politiques et les directives dans leur travail quotidien. Planetree n'exige pas de ses partenaires commerciaux qu'ils suivent à la lettre son Code, ses politiques et ses directives, mais elle attend d'eux qu'ils respectent les principes de bonne éthique commerciale énoncés dans ces documents, en plus des lois, des règlements et des codes de l'industrie applicables.

Nous nous engageons à développer notre activité dans le respect des lois, réglementations et codes industriels applicables, car nous estimons que c'est la bonne chose à faire. En agissant avec intégrité, nous gagnons la confiance de nos parties prenantes, notamment nos clients, les professionnels de santé, les organismes de réglementation et nos partenaires commerciaux. La confiance est le moteur essentiel de notre succès. La confiance mutuelle et le respect des normes applicables sont des éléments indispensables à une relation fructueuse entre Planetree et ses partenaires commerciaux.

Notre succès – celui de Planetree et de nos partenaires commerciaux – dépend de la réalisation de nos objectifs commerciaux et de la manière dont nous les atteignons. En adhérant aux normes éthiques les plus élevées, nous pouvons améliorer les standards de notre secteur et nos performances.

Veuillez lire attentivement cette brochure. Vous pouvez également l'utiliser comme ressource si vous avez des questions. Si cette brochure ne fournit pas les informations que vous recherchez, n'hésitez pas à contacter votre interlocuteur commercial Planetree. Vous pouvez également soumettre votre question sur le site Web de Planetree, www.planetree.org, où vous trouverez également de plus amples informations sur la conformité chez Planetree.

Nos attentes et vos responsabilités

Vous êtes responsable de :

1. Agir avec intégrité pour protéger votre réputation et la nôtre également.
2. Lire, comprendre et agir conformément aux principes énoncés dans le Code, aux directives et politiques Planetree que nous fournissons, ainsi qu'à la lettre et à l'esprit de toutes les obligations légales, réglementaires et professionnelles qui s'appliquent à vous.
3. Posez des questions lorsque vous ne savez pas comment aborder une situation pouvant impliquer une loi, une réglementation, un code industriel ou un comportement décrit dans le Code ou dans cette brochure. Planetree vous encourage à poser vos questions à votre interlocuteur commercial Planetree ou directement via notre site Web.
4. Signaler toute violation présumée ou avérée de la loi, des réglementations, des codes industriels ou du code, des directives ou des politiques Planetree. Vous pouvez le faire en contactant votre interlocuteur commercial Planetree local ou en nous contactant via notre site web.
5. Coopérer avec les enquêtes et les procédures d'audit/de contrôle qui évaluent votre conformité aux normes applicables, y compris celles convenues dans votre contrat, et mettre en œuvre toute mesure corrective.

Pourquoi vous demandons-nous de faire de la conformité une priorité ?

Parce que c'est dans NOTRE intérêt : En tant qu'entreprise, nous ne pouvons pas nous permettre d'être associés à des pratiques commerciales contraires à l'éthique ou illégales, et nous ne pouvons pas nous permettre de le faire. Nous devons donc savoir avec qui nous travaillons et être certains que nos partenaires s'engagent également à respecter une conduite commerciale irréprochable.

Parce que c'est dans VOTRE intérêt : En tant que partenaire commercial, vous devez être conscient des pièges potentiels. Votre engagement en faveur du respect des règles est essentiel au succès de vos relations avec nous (et avec d'autres entreprises). Vous, en tant qu'entreprise, et vos employés, pouvez vous exposer à des risques potentiels, y compris des poursuites et un impact négatif sur vous ou votre entreprise, si vous ne prenez pas activement des mesures pour éviter tout comportement inapproprié.

Parce que nous avons TOUS un intérêt vital : En tant qu'entreprises citoyennes, nous avons la responsabilité de contribuer à une société sans corruption. En outre, il ne suffit pas de désapprouver une conduite commerciale illégale ou contraire à l'éthique. Nous attendons de nous-mêmes et de nos partenaires qu'ils préviennent, détectent et réagissent à de tels comportements avec une tolérance zéro.

Lutte contre la corruption (ABC)

Planetree ne tolère aucune forme de corruption, qu'elle concerne un professionnel de la santé, un représentant du gouvernement, une partie privée ou l'achat ou la vente de biens ou de services par Planetree. Nous attendons de nos partenaires commerciaux qu'ils prennent des décisions commerciales et réglementaires et qu'ils s'acquittent de leurs responsabilités sur la base du prix, de la qualité et du service.

En tant qu'entreprise internationale, Planetree doit se conformer aux lois anti-corruption de nombreuses juridictions, notamment :

• La loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger (FCPA)
• La loi britannique sur la corruption (UKBA)
• Le code pénal allemand
• Les lois anticorruption de chaque pays dans lequel nous exerçons nos activités

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Les lois ABC interdisent :

• Offrir, promettre, autoriser ou donner quoi que ce soit de valeur (y compris tout bien, service ou autre, sous forme d'avantage/faveur personnel ou autre) à toute personne (fonctionnaire, professionnel de santé ou membre de leur famille, etc.), directement ou indirectement par l'intermédiaire de nos partenaires commerciaux, afin d'obtenir un avantage indu ou de conclure ou conserver un contrat.
• La demande ou l'accord visant à recevoir ou à accepter quelque chose de valeur, pour soi-même ou pour toute autre personne ou entité, dans le but d'obtenir un avantage indu ou d'influencer une décision commerciale.

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Un pot-de-vin est un objet de valeur offert, promis, fourni à une personne ou reçu d'elle dans le but d'influencer indûment une décision ou de la récompenser pour un comportement inapproprié antérieur. Les pots-de-vin peuvent inclure

• Trésorerie et équivalents de trésorerie
• Cadeaux (en espèces ou en nature)
• Repas, divertissements, parrainage d'événements
• Frais de déplacement, etc.

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Tous nos partenaires commerciaux sont tenus de respecter la lettre et l'esprit de toutes les lois, de tous les règlements et de tous les codes de l'industrie applicables. La présente brochure indique que le non-respect de cette obligation par nos partenaires commerciaux peut engager la responsabilité de Planetree. Par exemple, Planetree peut être tenu responsable en vertu de la FCPA pour les paiements irréguliers effectués par nos partenaires commerciaux dans le cadre des activités de Planetree. Nous ne maintiendrons pas de relations avec des partenaires commerciaux engagés dans des pratiques illégales ou contraires à l'éthique.

Conflits d'intérêts

Les conflits d'intérêts sont distincts des pots-de-vin et de la corruption, mais vont souvent de pair avec la corruption. L'existence de la corruption ou de pots-de-vin implique souvent des relations personnelles (non divulguées) et vice versa. Il y a conflit d'intérêts lorsque des intérêts personnels influencent, ont le potentiel d'influencer ou peuvent être perçus comme influençant votre jugement ou votre prise de décision dans le cadre de vos activités professionnelles. De telles situations doivent être évitées.

Voici quelques exemples de conflits d'intérêts :

• Relations personnelles avec un employé de Planetree qui influencent de manière inappropriée la façon dont vous ou l'employé accomplissez votre travail.
• Recommander un membre de votre famille pour un emploi chez Planetree et tirer parti de votre position commerciale pour vous assurer que ce membre de votre famille obtienne le poste.
• Siéger au conseil d'administration ou au comité consultatif d'un concurrent ou d'un client de Planetree et utiliser les informations dont vous disposez en tant que partenaire commercial au profit du concurrent.
• Travailler pour un client Planetree tout en soutenant activement les activités commerciales auprès de ce client, dans l'intérêt de Planetree.
• Être employé par Planetree en plus d'être un client ou un intermédiaire commercial de Planetree et utiliser à mauvais escient des informations internes au détriment de Planetree et au profit de votre position en tant que client/intermédiaire commercial.

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Traitement des informations sur les pays d'origine

La transparence est essentielle. Les conflits d'intérêts potentiels et réels doivent être divulgués à Planetree. Nous évaluerons si les relations peuvent exister en parallèle et si des contrôles ou des mesures de protection doivent être appliqués pour s'assurer que des décisions d'affaires justes et impartiales sont prises. Veuillez communiquer avec votre contact d'affaires Planetree.

Tiers en position d'influence

Pour éviter la corruption et les conflits d'intérêts, il faut d'abord être attentif à nos relations avec les personnes et les organismes susceptibles d'influencer nos activités, ainsi qu'à l'approche que nous adoptons à l'égard de ces personnes et organismes. Les personnes qui ont le pouvoir de décider ou d'influencer une décision concernant une affaire attribuée à Planetree ou à ses partenaires commerciaux, par exemple, ne doivent pas être indûment influencées ou " convaincues " d'agir. Les arguments en faveur de Planetree et de ses partenaires commerciaux doivent être fondés sur des conditions équitables, les prix du marché, le service et les produits, et ne doivent pas découler de quelque chose d'autre qu'une relation d'affaires éthique. Il faut veiller à ce que les décisions soient prises sans parti pris injuste en faveur de Planetree ou de nos partenaires commerciaux.

Il convient d'être particulièrement prudent lorsque nous interagissons avec des fonctionnaires et des professionnels de la santé (qui sont parfois en même temps des fonctionnaires, en particulier s'ils travaillent dans des hôpitaux publics). De nombreux cadres juridiques imposent des sanctions plus sévères lorsque des fonctionnaires sont ciblés de manière inappropriée par des entreprises ayant des propositions illégales. En outre, le seuil de ce qu'il est interdit d'offrir à un fonctionnaire peut être nettement plus bas que lorsqu'il s'agit de particuliers. La section suivante définit certains termes clés, puis donne des conseils sur la manière de traiter les relations avec les tiers influents.

Fonctionnaire du gouvernement : Un fonctionnaire est une personne, élue, nommée ou employée dans la fonction publique, agissant pour le compte d'un gouvernement local, régional, étatique ou national (comme les fonctionnaires ou administrateurs de la santé, des douanes, des impôts ou de la justice), ainsi que (i) les personnes agissant pour le compte d'une entreprise appartenant à l'État ou contrôlée par lui (comme les médecins et le personnel des hôpitaux publics ou des universités), (ii) les personnes qui représentent des partis politiques ou qui sont candidates à des fonctions politiques, et (iii) les personnes agissant pour le compte d'organisations internationales publiques (telles que les Nations unies, la Banque mondiale ou l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE)).

Professionnel de santé : toute personne exerçant une profession médicale, dentaire, pharmaceutique ou infirmière ET qui, dans le cadre de ses activités professionnelles, peut prescrire, acheter, fournir, recommander ou administrer un dispositif médical ou un médicament. Aux fins de la présente définition, le terme « professionnels de santé » désigne : (i) tout fonctionnaire ou employé d'un gouvernement, d'une agence ou d'une autre organisation (du secteur public ou privé) qui peut prescrire, acheter, fournir, recommander ou administrer des dispositifs médicaux ou des médicaments et (ii) tout employé de Planetree dont l'activité principale est celle d'un professionnel de santé en exercice, mais exclut à la fois (a) tous les autres employés de Planetree et (b) les grossistes ou distributeurs de dispositifs médicaux ou de médicaments.

Source potentielle de recommandation : Une source de recommandation potentielle est une personne ou une entité qui est en mesure de recommander des patients ou des entreprises à Planetree. Il peut s'agir, par exemple, de médecins, de membres de la famille immédiate de médecins, d'assistants médicaux, d'hôpitaux, de maisons de soins infirmiers, d'établissements de soins infirmiers spécialisés, d'hôpitaux de réadaptation, ainsi que de personnel ou d'administrateurs d'hôpitaux, entre autres.

Lorsque vous traitez avec une personne en position d'influencer les activités de Planetree, les principes suivants s'appliquent :

• Il doit exister une activité commerciale authentique et documentée pour le bien ou le service que les partenaires commerciaux envisagent de fournir.
• Un engagement ne doit pas correspondre à une incitation ou à une récompense inappropriée pour une transaction commerciale passée, actuelle ou future de Planetree.
• Tout partenaire commercial engagé pour développer les activités de Planetree doit disposer de l'expérience, de l'expertise et des ressources nécessaires pour fournir les services requis de manière appropriée, précise et opportune.
• Aucun engagement commercial ne peut être conclu avec des conjoints, des membres de la famille immédiate (parents, frères et sœurs, enfants ou beaux-parents) ou des associés proches dans le but de les influencer indirectement ou de les récompenser pour leurs actions.
• Les biens ou services doivent toujours être fournis ou obtenus à leur juste valeur marchande, et la décision doit être fondée sur la qualité et le prix.

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Frais de voyage et d'hébergement

Les principes suivants s'appliquent aux voyages et à l'hébergement :

• Les frais de déplacement et d'hébergement doivent être liés à un objectif commercial légitime et fournis conformément aux lois, réglementations et codes professionnels locaux applicables.
• Le remboursement ne peut être accordé que pour les frais de déplacement et d'hébergement dont le montant est raisonnable (par exemple, pas d'hébergement de luxe) et qui sont adaptés à l'objectif professionnel.
• Les frais de déplacement et d'hébergement ne doivent pas être proposés ou pris en charge dans le but d'obtenir ou de récompenser un avantage indu ou un avantage commercial.
• Il est interdit de prendre en charge les frais, y compris les frais de déplacement et d'hébergement, d'un conjoint, d'un membre de la famille ou d'un invité d'un partenaire commercial.
• Les frais de déplacement et d'hébergement des personnes occupant une position influente devraient faire l'objet d'un contrôle et d'une surveillance.
• Les frais de déplacement et d'hébergement engagés doivent être consignés de manière exhaustive et précise dans vos livres et registres.

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Veuillez vous référer à la politique de voyage de Planetree pour plus d'informations sur les dépenses remboursables.

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Cadeaux d'affaires, repas et divertissements

Les cadeaux d'affaires et les marques d'hospitalité, tels que les repas et les divertissements offerts aux fonctionnaires, jouent souvent un rôle important dans les affaires de corruption et de pots-de-vin. Les repas luxueux, les divertissements et les cadeaux offerts à des clients importants, à des décideurs ou à des partenaires commerciaux dans le but de les « motiver » à se prononcer en faveur d'une certaine proposition ou d'un certain projet, ou de les récompenser pour une décision passée, sont monnaie courante dans les affaires de corruption et de pots-de-vin.

Il est donc essentiel que les cadeaux, les repas ou les divertissements soient offerts conformément aux lois, aux règlements et aux codes de l'industrie applicables. Planetree encourage ses partenaires commerciaux à éviter même l'apparence d'une conduite inappropriée. Posez-vous la question : Quelle impression le cadeau, le repas ou le divertissement crée-t-il dans l'esprit d'un spectateur neutre ?

Cadeaux : Les cadeaux comprennent tout article ayant une valeur monétaire ou non monétaire offert en signe de reconnaissance. Les cadeaux NE COMPRENNENT PAS les promotions de produits, les dons ou les parrainages, qui sont traités dans d'autres politiques de Planetree. Planetree vous informera des principes de ces politiques si vous vous livrez à de telles pratiques dans le cadre des activités de Planetree.

Repas : les repas désignent toutes les dépenses liées à la nourriture et aux boissons.

Divertissement : Le divertissement désigne tout événement culturel, social, sportif, de loisirs ou récréatif.

Hospitalité : L'hospitalité comprend le paiement ou la fourniture de repas et de divertissements. L'hospitalité ne comprend PAS les frais de déplacement ou d'hébergement, qui sont traités dans la section ci-dessus.

Les principaux éléments à prendre en compte sont les suivants :

• Vous ne devez pas offrir, proposer ou accepter de cadeaux ou de marques d'hospitalité dans le but d'obtenir un avantage indu ou un avantage commercial.
• Il convient de veiller à ce que le fait d'offrir ou de recevoir un cadeau ou une marque d'hospitalité ne soit pas interprété comme un pot-de-vin.
• Les cadeaux et les marques d'hospitalité doivent être offerts ou acceptés de manière ouverte et transparente, et non par l'intermédiaire de tiers.
• Les cadeaux en espèces ou équivalents (tels que cartes-cadeaux, chèques ou bons d'achat) ne doivent jamais être proposés, offerts ou acceptés.
• Les cadeaux et les marques d'hospitalité ne doivent pas être offerts aux conjoints, aux proches ou aux amis de quiconque, sauf si les destinataires ont indépendamment une raison commerciale légitime de les recevoir.
• Si des repas sont proposés, ils doivent être modestes et adaptés à la position du destinataire et à l'occasion.
• Les lieux doivent être propices à la communication d'informations et aux discussions commerciales.
• Nous encourageons nos partenaires commerciaux à interdire les divertissements, quelle que soit leur valeur, et attendons d'eux qu'ils les consignent de manière appropriée dans leurs livres et registres.

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Clients, publicité et promotion

La manière dont Planetree mène ses activités et fait la promotion de ses produits et services est parfois réglementée. Planetree a élaboré des politiques spécifiques pour s'assurer que ses pratiques commerciales, ainsi que ses activités de marketing et de promotion, sont conformes aux lois, aux règlements et aux codes de l'industrie applicables. Tout matériel promotionnel concernant les produits ou services de Planetree doit être traité avec soin.

Lorsqu'ils discutent de nos produits et services, nous attendons des partenaires commerciaux et de leurs employés, affiliés et sous-traitants qu'ils respectent les règles suivantes

• Soyez toujours honnête, précis et ne donnez pas d'informations trompeuses lorsque vous décrivez des produits et des services.
• Fournir une description juste et équilibrée des avantages et des risques
• Ne faites que des déclarations étayées par des informations cliniques ou opérationnelles appropriées.
• Veiller à ce que toutes les déclarations promotionnelles soient conformes aux utilisations du produit approuvées ou autorisées par le gouvernement de leur pays, et que leur contenu et leur mode de diffusion respectent les lois, règles et réglementations applicables.
• Évitez les avantages qui pourraient être considérés comme une tentative de corruption ou d'influence sur le destinataire.

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Livres et archives

Tous les registres liés aux activités de Planetree devraient refléter de manière précise et équitable la nature et l'objet véritables de chaque transaction. Chaque transaction liée à Planetree doit être enregistrée de manière transparente et rapide dans les comptes appropriés.

Nous attendons de vous que vous mainteniez des contrôles comptables internes afin de protéger l'intégrité des registres financiers et des comptes liés aux activités de Planetree. Nous attendons de vous que vous conserviez tous les dossiers papier et électroniques conformément aux lois applicables en matière de conservation des données et selon les instructions de Planetree. Il vous est interdit de créer, de soumettre ou d'approuver des dossiers faux, trompeurs ou inexacts en rapport avec les activités de Planetree. Ces exigences s'appliquent même si vous croyez que d'autres comportements seraient bénéfiques pour Planetree.

Signalement des infractions potentielles

Planetree encourage activement ses Partenaires commerciaux à signaler rapidement les violations potentielles et réelles de la loi, de la réglementation, des codes de l'industrie ou de notre Code d'éthique et de conduite des affaires.

Qu'est-ce qu'une violation potentielle ?

Les violations potentielles de la conformité sont les suivantes :

• Corruption, fraude, vol ou falsification de documents
• Divulgation inappropriée d'informations relatives aux patients ou à l'entreprise
• Comportements contraires à l'éthique, tels que les violations de la loi, des réglementations, des codes industriels ou du Code d'éthique et de conduite professionnelle de Planetree.
• Toute autre question que le rapporteur estime de bonne foi susceptible de causer un préjudice important à l'activité ou à l'intégrité de Planetree.

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Les journalistes peuvent-ils rester anonymes ?

Oui. Toutefois, les rapports anonymes peuvent ne pas être autorisés par la législation locale dans certains pays (par exemple, l'Espagne). Par ailleurs, la divulgation de l'identité d'un rapporteur peut contribuer à faire avancer l'enquête et permet de prendre contact avec d'autres personnes pour répondre à des questions plus précises. Même si les rapporteurs mentionnent leur nom, nous ferons tout ce qui est légalement possible et approprié pour protéger leur confidentialité.

Que dois-je faire si je constate ou subis une violation potentielle ?

Les partenaires commerciaux ne doivent pas détourner le regard s'ils sont confrontés à une situation qui leur semble anormale. Souvent, il peut être judicieux d'informer les supérieurs hiérarchiques ou le personnel chargé de la conformité. Cependant, il arrive parfois que l'on ne sache pas très bien à qui confier une question délicate ou qui pourrait être en mesure de fournir des conseils appropriés. En cas de doute, ou lorsqu'il semble que les rapports adressés au personnel de direction ne sont pas traités de manière appropriée, nous encourageons nos partenaires commerciaux à communiquer par le biais de l'adresse électronique de Planetree consacrée à la conformité, à l'adresse legal@planetree.org.

Que se passe-t-il si Planetree a connaissance d'une conduite illégale de la part de ses partenaires commerciaux ?

Nous attendons de nos partenaires commerciaux qu'ils mènent leurs activités dans le respect de la loi et de l'éthique. Si l'un de nos partenaires commerciaux enfreint les lois, les réglementations, les codes de l'industrie ou les politiques de conformité de Planetree, il peut faire l'objet d'une suspension ou d'une résiliation de sa relation d'affaires avec Planetree ou de poursuites judiciaires conformément aux autorités compétentes.