Dernière mise à jour le 4 novembre 2025
Politique de rétrofacturation de Planetree Travel
Déclaration de politique générale
Les dépenses de Planetree pour les voyages d'affaires et autres dépenses d'affaires fournies en vertu d'une Entente de service sont imputables au Client. Planetree conservera la documentation requise par sa politique interne et par tout règlement de l'Internal Revenue Service (IRS) et en fournira une copie au Client sur demande raisonnable.
Planetree ne soumettra au paiement que les frais de voyage et d'affaires raisonnables, nécessaires et appropriés.
Types de dépenses autorisées pour la rétrofacturation
Hébergement
- Chambre simple standard (remboursable / tarif entreprise).
- Nuit(s) supplémentaire(s) lorsque cela est nécessaire en raison de l'horaire des vols ou du décalage horaire (> 3 heures).
- Frais d'absence ou d'annulation tardive encourus pendant la mission du client.
- Non facturé : blanchisserie, nettoyage à sec ou services personnels.
Billets d'avion
- Classe économique – tous les vols ≤ 4 heures ou vols intérieurs.
- Classe affaires – vols internationaux > 4 heures.
- Frais pour les bagages enregistrés et les excédents de bagages.
- Remplacement des bagages perdus (jusqu'à 100 USD par jour, maximum 300 USD).
- Non facturé : surclassement des sièges, sauf si cela n'entraîne aucun frais pour le client.
Transport terrestre
- Covoiturage standard ou taxi vers/depuis les aéroports et les sites des clients.
- Train, métro ou ferry, selon les besoins pour la prestation du service.
- Transport partagé lorsque cela est possible.
- Non facturé : service de limousine ou de voiture haut de gamme
Location de voitures
- Location de voiture en classe économique et carburant/recharge.
- Non facturé : location GPS, assurance ou mise à niveau
Kilométrage des véhicules personnels
- Remboursement des frais kilométriques au taux de l'IRS (ou du pays le moins cher) pour les déplacements des clients inférieurs à 200 miles (aller simple).
Parking et péages
- Parking à l'aéroport et sur place (tarif le plus bas disponible).
- Péages.
Repas et frais accessoires (M&IE)
- 100 USD/jour – lorsque le petit-déjeuner et le déjeuner ne sont pas fournis.
- 65 USD/jour – petit-déjeuner et déjeuner compris.
- Comprend les taxes, les pourboires et les gratifications.
- Non facturé : alcool ou frais dépassant l'allocation.
Télécommunications
- Wi-Fi à l'hôtel ou en vol (lorsqu'il n'est pas gratuit).
- Tarifs journaliers d'itinérance mobile pour les voyages internationaux.
Divers / Services de voyage obligatoires
- Tests COVID-19 ou vaccinations obligatoires pour entrer dans le pays.
- Frais d'immigration / visa / ESTA.
- Assurance maladie obligatoire pour les visiteurs.
- Non facturés : renouvellements de passeport, assurances personnelles, amendes ou effets personnels.
Frais d'expédition / Impression
- Frais postaux, de messagerie et d'impression directement liés aux services à la clientèle
Fonctions sociales
- Événements modestes organisés par l'équipe ou pour les clients, directement liés à l'exécution du contrat, sous réserve de l'approbation de la direction.