Last Updated on November 4, 2025
Compliance voor Planetree Business Partners
Inleiding
Planetree International Inc. (hierna ook "Planetree") zet zich in voor ethische interacties en naleving van alle toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes. Planetree eist dezelfde inzet van haar Business Partners. De term "Business Partner" verwijst naar elke persoon of organisatie waarmee Planetree samenwerkt die geen filiaal, functionaris, directeur of werknemer van Planetree is.
Our valued Business Partners play a vital role in our success, but these relationships are not without risk for Planetree. Planetree and its affiliated companies may be held responsible for the actions of its Business Partners. To mitigate this risk, Planetree insists that integrity be a central element of its relationships with Business Partners.
Planetree staat er ook op dat ethisch gedrag de basis vormt voor alles wat een Business Partner doet namens Planetree of in verband met haar bedrijf. Deze brochure geeft informatie over de verwachtingen van Planetree met betrekking tot ethisch zakendoen om een succesvolle relatie met haar Business Partners te vergemakkelijken.
Een gezamenlijke verbintenis
Bij Planetree streven we er elke dag naar om het leven van patiënten, medewerkers en de gemeenschap over de hele wereld te verbeteren door middel van superieure producten en diensten. Onze patiënten, klanten, betalers, investeerders en regelgevende instanties verwachten van ons dat wij integer en in overeenstemming met alle toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes handelen en ons voortdurende succes en onze reputatie zijn afhankelijk van onze inzet om dienovereenkomstig te handelen.
Our business is highly regulated and subject to several complex laws, regulations, and industry codes. We are committed to growing our business in compliance with these standards, and we expect you – our Business Partners – to follow the principles detailed in this brochure, the Planetree Code of Ethics and Business Conduct (“Code”), and the guidelines of Planetree and policies that apply to your business. Failure to do so could expose you, Planetree, and the individuals involved to fines, loss of licenses, or other serious sanctions.
Bij Planetree nemen we naleving serieus, en we staan erop dat onze Business Partners dat ook doen. De medewerkers van Planetree laten zich in hun dagelijkse werk leiden door de Code, het beleid en de richtlijnen. Planetree eist niet van haar bedrijfspartners dat zij de Code, beleidslijnen of richtlijnen naar de letter volgen, maar verwacht wel van haar bedrijfspartners dat zij de principes van goede bedrijfsethiek volgen die in deze documenten zijn opgenomen, naast alle toepasselijke wetten, regels en industriecodes.
We are committed to growing our business in compliance with applicable laws, regulations, and industry codes because we believe this is the right thing to do. By acting with integrity, we earn the trust of our stakeholders, including customers, healthcare professionals, regulators, and our Business Partners. Trust is the key driver for our success. Mutual trust and compliance with the applicable standards are indispensable elements of a successful relationship for Planetree and its Business Partners.
Our success – that of Planetree and our Business Partners – depends on meeting our commercial objectives and how we meet them. By adhering to the highest ethical standards, we can raise the standard in our industry and our performance.
Please read this brochure carefully. You can also use it as a resource in case you have a question. If this brochure does not provide the information you are looking for, please do not hesitate to contact your Planetree business contact. You may also choose to submit your query on Planetree’s website, www.planetree.org, where you will also find further information on compliance at Planetree.
Onze verwachtingen & jouw verantwoordelijkheden
Je bent verantwoordelijk voor:
- Acting with integrity to protect your reputation and our reputation too.
- Reading, understanding, and acting in accordance with the principles in the Code, Planetree guidelines and policies that we provide, and the letter and spirit of all legal, regulatory, and industry code obligations that apply to you.
- Asking questions when you are unsure how to approach a situation that may involve a law, regulation, industry code, or behavior described in the Code or this brochure. Planetree encourages you to address questions with your Planetree business contact or directly via our website.
- Reporting any suspected or actual violation of the law, regulations, industry codes, or the Planetree Code, guidelines, or policies. You can do so by getting in touch with your local Planetree business contact or by reaching out to us via our website.
- Cooperating with investigations and auditing/monitoring procedures that measure your adherence to the applicable standards, including those agreed to in your contract, and implementing any corrective measures.
Waarom vragen we je om van compliance een prioriteit te maken?
Omdat het in ONS belang is: Als bedrijf kunnen we het ons niet veroorloven om geassocieerd te worden met onethische of illegale zakelijke praktijken. Daarom moeten we weten met wie we samenwerken en er zeker van zijn dat onze partners zich net zo inzetten voor onberispelijk zakelijk gedrag.
Omdat het in UW belang is: Als onze zakenpartner moet u zich bewust zijn van mogelijke valkuilen. Uw inzet voor naleving is van cruciaal belang voor uw succes in de omgang met ons (en andere bedrijven). U, als bedrijf, en uw werknemers kunnen zichzelf blootstellen aan potentiële risico's, waaronder vervolging en negatieve gevolgen voor u of uw bedrijf, als u niet actief maatregelen neemt om ongepast gedrag te voorkomen.
Omdat WIJ ALLEMAAL een vitaal belang hebben: Als burgers van bedrijven hebben we de verantwoordelijkheid om bij te dragen aan een samenleving zonder corruptie. Daarnaast is het niet genoeg om illegaal of onethisch zakelijk gedrag af te keuren. We verwachten van onszelf en onze partners dat we dergelijk gedrag voorkomen, opsporen en erop reageren met nultolerantie.
Anti-corruptie / antiomkoping (ABC)
Planetree tolereert geen enkele vorm van corruptie, ongeacht of het gaat om een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg, overheidsfunctionaris, private partij of de aankoop of verkoop van goederen of diensten door Planetree. Wij verwachten van onze Business Partners dat zij zakelijke en regelgevende beslissingen nemen en anderszins hun verantwoordelijkheden uitvoeren op basis van prijs, kwaliteit en service.
Als wereldwijd bedrijf moet Planetree voldoen aan de anticorruptiewetgeving van vele rechtsgebieden, waaronder:
- The U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)
- The U.K. Bribery Act (UKBA)
- The German Criminal Code
- The anti-corruption laws of each country in which we operate
ABC-wetten verbieden:
- Offering, promising, authorizing, or giving anything of value (including any good, service, or anything else, whether in the form of a personal benefit/favor or otherwise) to any person (government official, healthcare professional, or their family members, etc.), directly or indirectly through our Business Partners, in order to secure an improper advantage or obtain or retain business.
- The request or agreement to receive or accept anything of value personally or for any other person or entity in order to secure an improper advantage or influence a business decision.
Omkoping is alles van waarde dat wordt aangeboden, beloofd of verstrekt aan of ontvangen van iemand om een beslissing op ongepaste wijze te beïnvloeden of om iemand te belonen voor ongepast gedrag in het verleden. Steekpenningen kunnen bestaan uit:
- Cash and cash equivalents
- Gifts (in cash or in kind)
- Meals, entertainment, event sponsorship
- Travel expenses, etc.
Van al onze Business Partners wordt verwacht dat zij zich houden aan de letter en de geest van alle toepasselijke wetten, regels en industriecodes. In deze brochure wordt opgemerkt dat nalatigheid van onze zakenpartners kan leiden tot aansprakelijkheid voor Planetree. Planetree kan bijvoorbeeld worden geconfronteerd met FCPA-aansprakelijkheid voor ongepaste betalingen die onze zakenpartners doen in verband met Planetree-zaken. Wij zullen geen relaties onderhouden met zakenpartners die betrokken zijn bij onwettige of onethische praktijken.
Belangenverstrengeling
Belangenverstrengeling staat los van omkoping en corruptie, maar gaat vaak hand in hand met corruptie. Het bestaan van corruptie of steekpenningen impliceert vaak ook (geheime) persoonlijke relaties - en omgekeerd. Een COI ontstaat wanneer persoonlijke belangen je zakelijke oordeel of besluitvorming beïnvloeden, kunnen beïnvloeden of de indruk kunnen wekken dat ze dit doen. Dergelijke situaties moeten worden vermeden.
Voorbeelden van COI's kunnen zijn:
- Personal relationships with a Planetree employee that improperly influence how you or the employee perform your/their work
- Referring one of your relatives for employment at Planetree and leveraging your commercial position to ensure that the relative receives the position
- Serving on the board of directors or advisory board of a Planetree competitor or customer and using information you have as a Business Partner to benefit the competitor
- Working for a Planetree customer while also actively supporting sales business to that customer to the benefit of Planetree
- Being employed by Planetree in addition to being a Planetree customer or sales intermediary and misusing internal information to Planetree’s detriment and to benefit your position as a customer/sales intermediary
Omgaan met COI's
Transparantie is essentieel. Potentiële en werkelijke COI's moeten worden bekendgemaakt aan Planetree. Wij zullen beoordelen of de relaties parallel kunnen bestaan en of er controles of waarborgen moeten worden toegepast om ervoor te zorgen dat eerlijke, onbevooroordeelde zakelijke beslissingen worden genomen. Neem contact op met je Planetree-contactpersoon.
Derde partijen in een invloedrijke positie
Het vermijden van corruptie en belangenverstrengeling begint met het zorgvuldig omgaan met en benaderen van personen en instanties die invloed kunnen hebben op ons bedrijf. Degenen die de bevoegdheid hebben om te beslissen over of invloed uit te oefenen op een beslissing over zaken die bijvoorbeeld worden toegekend aan Planetree of haar Business Partners, mogen niet overmatig worden beïnvloed of "overtuigd" om te handelen. Argumenten ten gunste van Planetree en onze Business Partners moeten zijn gebaseerd op eerlijke voorwaarden, marktconforme prijzen, service en producten, en mogen niet worden afgeleid van iets anders dan een ethische zakenrelatie. Beslissingen moeten worden genomen zonder onrechtvaardige vooringenomenheid ten gunste van Planetree of onze zakenpartners.
Speciale voorzichtigheid is geboden wanneer we te maken hebben met overheidsfunctionarissen en professionals in de gezondheidszorg (die soms tegelijkertijd overheidsfunctionaris zijn, vooral als ze in openbare ziekenhuizen werken). Veel wettelijke kaders leggen zwaardere sancties op wanneer overheidsfunctionarissen op ongepaste wijze worden benaderd door bedrijven met illegale voorstellen. Bovendien kan de drempel voor wat ontoelaatbaar is om een overheidsambtenaar aan te bieden aanzienlijk lager liggen dan wanneer het om privépersonen gaat. In het volgende gedeelte worden enkele belangrijke termen gedefinieerd, gevolgd door richtlijnen over hoe om te gaan met relaties met invloedrijke derden.
Overheidsambtenaar: Een overheidsambtenaar is elke persoon, verkozen, benoemd of tewerkgesteld in openbare dienst, die optreedt namens een lokale, regionale, deelstaat- of nationale overheid (zoals gezondheids-, douane-, belasting- of gerechtsambtenaren of -administrateurs), evenals (i) personen die optreden namens een onderneming die eigendom is van of gecontroleerd wordt door de overheid (zoals artsen en personeel van openbare ziekenhuizen of universiteiten), (ii) personen die politieke partijen vertegenwoordigen of kandidaat zijn voor een politiek ambt, en (iii) personen die optreden namens publieke internationale organisaties (zoals de Verenigde Naties, Wereldbank of Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO)).
Healthcare Professional: Any individual who is a member of the medical, dental, pharmaceutical, or nursing professions AND who, in the course of his/her professional activities, may prescribe, purchase, supply, recommend or administer a medical device or a medicinal product. For the purpose of this definition, the term “healthcare professionals” includes: (i) any official or employee of a government, agency, or other organization (whether in the public or private sector) that may prescribe, purchase, supply, recommend, or administer medical devices or medicinal products and (ii) any employee of Planetree whose primary occupation is that of a practicing healthcare professional, but excludes both (a) all other employees of Planetree and (b) wholesalers or distributors of medical devices or medicinal products.
Potentiële verwijzingsbron: Een potentiële verwijzingsbron is een persoon of entiteit die in een positie verkeert om patiënten of bedrijven door te verwijzen naar Planetree. Voorbeelden zijn onder andere artsen, directe familieleden van artsen, doktersassistenten, ziekenhuizen, verpleeghuizen, geschoolde verpleeginrichtingen, revalidatieziekenhuizen en ziekenhuispersoneel of -bestuurders.
Wanneer je te maken hebt met iemand die in een positie verkeert waarin hij invloed kan uitoefenen op de activiteiten van Planetree, gelden de volgende principes:
- Bona fide and documented business should exist for the proposed good or service that Business Partners are considering providing.
- An engagement should not correspond to an improper incentive or reward for a past, current, or future Planetree business transaction.
- Any Business Partner engaged to further Planetree’s business must have the experience, expertise, and resources to provide the required services in an appropriate, accurate, and timely manner.
- No business engagements may be entered into with spouses, immediate family members (parent, sibling, child, or in-law), or close associates for the purpose of indirectly influencing or rewarding them for their action.
- Goods or services must always be provided or obtained at fair market value, and the decision must be based on quality and price.
Reis- en verblijfkosten
De volgende principes zijn van toepassing op reizen en accommodatie:
- Travel and lodging expenses should be connected to a legitimate business purpose and provided in accordance with applicable local laws, regulations, and industry codes.
- Reimbursement can only be granted for travel and lodging expenses, which are reasonable in value (e.g., no luxury accommodations) and appropriate for the business purpose.
- Travel and lodging expenses should not be offered or paid with the intention of securing or rewarding an improper benefit or business advantage.
- Paying any expenses, including travel and lodging expenses, for a spouse, family member, or guest of a Business Partner is not allowed.
- Travel and lodging expenses for individuals in a position of influence should be subject to monitoring and oversight.
- Travel and lodging expenses incurred should be completely and accurately recorded in your books and records
Raadpleeg het reisbeleid van Planetree voor meer informatie over vergoedbare kosten.
Relatiegeschenken, maaltijden en entertainment
Business gifts and hospitality, such as meals and entertainment for government officials, frequently play a big role in corruption and bribery cases. Luxurious meals, entertainment, and gifts offered to valued customers, decision-makers or Business Partners designed to “motivate” them to decide in favor of a certain proposal or project, or to reward them for a past decision, are commonplace in corruption and bribery cases.
Het is daarom essentieel dat alle geschenken, maaltijden of entertainment worden verstrekt in overeenstemming met de toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes. Planetree moedigt haar Business Partners aan om zelfs de schijn van ongepast gedrag te vermijden. Vraag jezelf af: Welke indruk maakt het geschenk, de maaltijd of het vermaak bij een neutrale omstander?
Gifts: Gifts include any item of monetary or non-monetary value provided as a token of appreciation. Gifts DO NOT include product promotions, donations, or sponsorships, which are addressed in other Planetree policies. Planetree will educate you on the principles of those policies if you engage in such practices in connection with Planetree business.
Meals: Meals refer to any food or beverage expenses
Entertainment: Entertainment refers to any cultural, social, sporting, leisure, or recreational event.
Hospitality: Hospitality includes payment for or provision of meals and entertainment. Hospitality does NOT include travel or lodging, which is addressed in the section above.
Belangrijke overwegingen zijn onder andere:
- You should not give, offer, or accept any gift or hospitality with the intention of an improper benefit or business advantage.
- Care should be taken that providing or receiving a gift or hospitality will not be construed as a bribe.
- Gifts and hospitality should be given or accepted in an open and transparent manner and not via intermediaries.
- Gifts of cash or a cash equivalent (such as gift cards, checks, or vouchers) should never be offered, given, or accepted.
- Gifts and hospitality should not be provided to spouses, relatives, or friends of anyone unless the recipients independently have a legitimate business reason to receive them.
- If offered, meals should be modest and appropriate given recipient’s position and occasion.
- Venues should be conducive to informational communication and business discussion.
- We encourage our Business Partners to prohibit entertainment, regardless of value, and expect them to appropriately record it in their books and records
Klanten, Reclame en promotie
De manier waarop Planetree haar bedrijf voert en haar producten en diensten promoot is soms gereguleerd. Planetree heeft specifiek beleid ontwikkeld om ervoor te zorgen dat bedrijfspraktijken en marketing- en promotieactiviteiten voldoen aan toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes. Al het promotiemateriaal over Planetree producten of diensten moet zorgvuldig worden behandeld.
Wanneer we onze producten en diensten bespreken, verwachten we dat Business Partners en hun werknemers, gelieerde bedrijven en aannemers:
- Always be truthful, accurate and not misleading in describing products and services
- Provide a fair and balanced description of the benefits and risks
- Only make statements that are supported by appropriate clinical or operational information
- Ensure that all promotional statements are consistent with the product uses approved or cleared by their country’s government, and that their content and manner of dissemination follow the applicable laws, rules, and regulations
- Avoid benefits that could be seen as an attempt to bribe or influence the recipient
Boeken & Records
Alle administratie met betrekking tot Planetree-zaken moet nauwkeurig en eerlijk de ware aard en het doel van elke transactie weergeven. Elke transactie met betrekking tot Planetree moet transparant en onmiddellijk worden vastgelegd in de juiste boekhouding.
Wij verwachten dat u interne boekhoudcontroles in stand houdt om de integriteit van de financiële administratie en rekeningen met betrekking tot Planetree's bedrijf te beschermen. Wij verwachten dat u alle papieren en elektronische dossiers bijhoudt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbewaring en zoals geïnstrueerd door Planetree. U mag geen valse, misleidende of onnauwkeurige administratie in verband met het bedrijf van Planetree maken, indienen of goedkeuren. Deze eisen gelden zelfs als u van mening bent dat ander gedrag Planetree ten goede zou komen.
Mogelijke overtredingen melden
Planetree moedigt haar Business Partners actief aan om potentiële en werkelijke schendingen van wet- en regelgeving, industriecodes of onze Code of Ethics and Business Conduct onmiddellijk te melden.
Wat is een mogelijke overtreding?
Mogelijke nalevingsovertredingen zijn onder andere de volgende:
- Bribery or corruption, fraud, theft, or document falsification
- Inappropriate disclosures of patient or company information
- Unethical behavior such as violations of the law, regulations, industry codes, or Planetree’s Code of Ethics and Business Conduct
- Any other matter which the reporter believes in good faith could cause substantial harm to the business or integrity of Planetree
Kunnen journalisten anoniem blijven?
Ja. Anonieme meldingen zijn in sommige landen (bijv. Spanje) echter niet toegestaan volgens de lokale wetgeving. Het kan ook helpen om het onderzoek te bevorderen als een melder zijn of haar identiteit bekendmaakt en verder contact ondersteunt om ophelderende vragen te behandelen. Zelfs als melders hun naam bekendmaken, zullen we al het wettelijk mogelijke en gepaste doen om hun vertrouwelijkheid te beschermen.
Wat moet ik doen als ik een mogelijke overtreding zie of ervaar?
Business Partners moeten niet de andere kant opkijken als ze een situatie meemaken die niet juist lijkt. Vaak is het de juiste handelwijze om supervisors of compliance medewerkers te informeren. Soms is het echter niet helemaal duidelijk wie je kunt vertrouwen met een gevoelige kwestie of wie in de positie is om gepast advies te geven. In geval van twijfel, of in situaties waarin het lijkt alsof meldingen aan hoger personeel niet op de juiste manier worden afgehandeld, moedigen wij onze Business Partners aan om te communiceren via het Planetree compliance e-mail adres legal@planetree.org.
Wat als Planetree zich bewust wordt van onwettig gedrag door haar Business Partners?
Wij verwachten van onze Business Partners dat zij op legale en ethisch verantwoorde wijze zaken doen. Als een van onze zakenpartners wetten, regels, industriecodes of toepasselijk nalevingsbeleid van Planetree overtreedt, kunnen zij worden geconfronteerd met opschorting of beëindiging van de zakelijke relatie met Planetree of vervolging volgens hun overheidsinstanties.