Brochure naleving

Laatst bijgewerkt op 4 november 2025

Compliance voor Planetree Business Partners

‍

Inleiding

Planetree International Inc. (hierna ook "Planetree") zet zich in voor ethische interacties en naleving van alle toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes. Planetree eist dezelfde inzet van haar Business Partners. De term "Business Partner" verwijst naar elke persoon of organisatie waarmee Planetree samenwerkt die geen filiaal, functionaris, directeur of werknemer van Planetree is.

Onze gewaardeerde zakenpartners spelen een cruciale rol in ons succes, maar deze relaties zijn niet zonder risico voor Planetree. Planetree en haar gelieerde ondernemingen kunnen aansprakelijk worden gesteld voor de handelingen van haar zakenpartners. Om dit risico te beperken, staat Planetree erop dat integriteit een centraal element is in haar relaties met zakenpartners.

Planetree staat er ook op dat ethisch gedrag de basis vormt voor alles wat een Business Partner doet namens Planetree of in verband met haar bedrijf. Deze brochure geeft informatie over de verwachtingen van Planetree met betrekking tot ethisch zakendoen om een succesvolle relatie met haar Business Partners te vergemakkelijken.

Een gezamenlijke verbintenis

Bij Planetree streven we er elke dag naar om het leven van patiënten, medewerkers en de gemeenschap over de hele wereld te verbeteren door middel van superieure producten en diensten. Onze patiënten, klanten, betalers, investeerders en regelgevende instanties verwachten van ons dat wij integer en in overeenstemming met alle toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes handelen en ons voortdurende succes en onze reputatie zijn afhankelijk van onze inzet om dienovereenkomstig te handelen.

Onze activiteiten zijn sterk gereguleerd en onderworpen aan verschillende complexe wetten, voorschriften en branchecodes. We streven ernaar om ons bedrijf te laten groeien in overeenstemming met deze normen en we verwachten van u – onze zakelijke partners – dat u de principes volgt die in deze brochure worden beschreven, de Planetree Code of Ethics and Business Conduct ("Code") en de richtlijnen van Planetree en het beleid dat van toepassing is op uw bedrijf. Als u dit niet doet, kunnen u, Planetree en de betrokken personen worden blootgesteld aan boetes, verlies van licenties of andere ernstige sancties.

Bij Planetree nemen we naleving serieus, en we staan erop dat onze Business Partners dat ook doen. De medewerkers van Planetree laten zich in hun dagelijkse werk leiden door de Code, het beleid en de richtlijnen. Planetree eist niet van haar bedrijfspartners dat zij de Code, beleidslijnen of richtlijnen naar de letter volgen, maar verwacht wel van haar bedrijfspartners dat zij de principes van goede bedrijfsethiek volgen die in deze documenten zijn opgenomen, naast alle toepasselijke wetten, regels en industriecodes.

We zetten ons in om ons bedrijf te laten groeien in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en branchecodes, omdat we geloven dat dit het juiste is om te doen. Door integer te handelen, verdienen we het vertrouwen van onze stakeholders, waaronder klanten, zorgprofessionals, toezichthouders en onze zakelijke partners. Vertrouwen is de belangrijkste drijfveer voor ons succes. Wederzijds vertrouwen en naleving van de toepasselijke normen zijn onmisbare elementen van een succesvolle relatie voor Planetree en zijn zakelijke partners.

Ons succes – dat van Planetree en onze zakelijke partners – hangt af van het behalen van onze commerciële doelstellingen en de manier waarop we die behalen. Door ons aan de hoogste ethische normen te houden, kunnen we de standaard in onze branche en onze prestaties naar een hoger niveau tillen.

Lees deze brochure aandachtig door. U kunt deze ook gebruiken als bron van informatie als u vragen heeft. Als deze brochure niet de informatie bevat die u zoekt, neem dan gerust contact op met uw Planetree-contactpersoon. U kunt uw vraag ook stellen op de website van Planetree, www.planetree.org, waar u ook meer informatie vindt over naleving bij Planetree.

Onze verwachtingen & jouw verantwoordelijkheden

Je bent verantwoordelijk voor:

1. Integer handelen om uw reputatie en ook onze reputatie te beschermen.
2. Het lezen, begrijpen en handelen in overeenstemming met de principes in de Code, de richtlijnen en het beleid van Planetree die wij verstrekken, en de letter en geest van alle wettelijke, regelgevende en branchecodeverplichtingen die op u van toepassing zijn.
3. Stel vragen wanneer u niet zeker weet hoe u een situatie moet aanpakken die mogelijk betrekking heeft op een wet, regelgeving, branchecode of gedrag zoals beschreven in de Code of deze brochure. Planetree moedigt u aan om vragen te stellen aan uw Planetree-contactpersoon of rechtstreeks via onze website.
4. Het melden van elke vermoedelijke of daadwerkelijke overtreding van de wet, regelgeving, branchecodes of de Planetree-code, richtlijnen of beleidsregels. U kunt dit doen door contact op te nemen met uw lokale Planetree-contactpersoon of door via onze website contact met ons op te nemen.
5. Meewerken aan onderzoeken en controle-/monitoringprocedures die uw naleving van de toepasselijke normen meten, inclusief die welke in uw contract zijn overeengekomen, en eventuele corrigerende maatregelen implementeren.

Waarom vragen we je om van compliance een prioriteit te maken?

Omdat het in ONS belang is: Als bedrijf kunnen we het ons niet veroorloven om geassocieerd te worden met onethische of illegale zakelijke praktijken. Daarom moeten we weten met wie we samenwerken en er zeker van zijn dat onze partners zich net zo inzetten voor onberispelijk zakelijk gedrag.

Omdat het in UW belang is: Als onze zakenpartner moet u zich bewust zijn van mogelijke valkuilen. Uw inzet voor naleving is van cruciaal belang voor uw succes in de omgang met ons (en andere bedrijven). U, als bedrijf, en uw werknemers kunnen zichzelf blootstellen aan potentiële risico's, waaronder vervolging en negatieve gevolgen voor u of uw bedrijf, als u niet actief maatregelen neemt om ongepast gedrag te voorkomen.

Omdat WIJ ALLEMAAL een vitaal belang hebben: Als burgers van bedrijven hebben we de verantwoordelijkheid om bij te dragen aan een samenleving zonder corruptie. Daarnaast is het niet genoeg om illegaal of onethisch zakelijk gedrag af te keuren. We verwachten van onszelf en onze partners dat we dergelijk gedrag voorkomen, opsporen en erop reageren met nultolerantie.

Anti-corruptie / antiomkoping (ABC)

Planetree tolereert geen enkele vorm van corruptie, ongeacht of het gaat om een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg, overheidsfunctionaris, private partij of de aankoop of verkoop van goederen of diensten door Planetree. Wij verwachten van onze Business Partners dat zij zakelijke en regelgevende beslissingen nemen en anderszins hun verantwoordelijkheden uitvoeren op basis van prijs, kwaliteit en service.

Als wereldwijd bedrijf moet Planetree voldoen aan de anticorruptiewetgeving van vele rechtsgebieden, waaronder:

• De Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)
• De Britse omkopingswet (UKBA)
• Het Duitse wetboek van strafrecht
• De anticorruptiewetten van elk land waarin we actief zijn

‍

ABC-wetten verbieden:

• Het aanbieden, beloven, toestaan of geven van iets van waarde (met inbegrip van goederen, diensten of iets anders, al dan niet in de vorm van een persoonlijk voordeel/gunst) aan een persoon (overheidsfunctionaris, zorgverlener of hun familieleden, enz.), direct of indirect via onze zakenpartners, om een ongepast voordeel te verkrijgen of om zaken te verkrijgen of te behouden.
• Het verzoek of de overeenkomst om iets van waarde persoonlijk of voor een andere persoon of entiteit te ontvangen of te accepteren om een ongepast voordeel te verkrijgen of een zakelijke beslissing te beïnvloeden.

‍

Omkoping is alles van waarde dat wordt aangeboden, beloofd of verstrekt aan of ontvangen van iemand om een beslissing op ongepaste wijze te beïnvloeden of om iemand te belonen voor ongepast gedrag in het verleden. Steekpenningen kunnen bestaan uit:

• Geldmiddelen en kasequivalenten
• Giften (in contanten of in natura)
• Maaltijden, entertainment, sponsoring van evenementen
• Reiskosten, enz.

‍

Van al onze Business Partners wordt verwacht dat zij zich houden aan de letter en de geest van alle toepasselijke wetten, regels en industriecodes. In deze brochure wordt opgemerkt dat nalatigheid van onze zakenpartners kan leiden tot aansprakelijkheid voor Planetree. Planetree kan bijvoorbeeld worden geconfronteerd met FCPA-aansprakelijkheid voor ongepaste betalingen die onze zakenpartners doen in verband met Planetree-zaken. Wij zullen geen relaties onderhouden met zakenpartners die betrokken zijn bij onwettige of onethische praktijken.

Belangenverstrengeling

Belangenverstrengeling staat los van omkoping en corruptie, maar gaat vaak hand in hand met corruptie. Het bestaan van corruptie of steekpenningen impliceert vaak ook (geheime) persoonlijke relaties - en omgekeerd. Een COI ontstaat wanneer persoonlijke belangen je zakelijke oordeel of besluitvorming beïnvloeden, kunnen beïnvloeden of de indruk kunnen wekken dat ze dit doen. Dergelijke situaties moeten worden vermeden.

Voorbeelden van COI's kunnen zijn:

• Persoonlijke relaties met een medewerker van Planetree die op ongepaste wijze invloed hebben op hoe u of de medewerker uw/hun werk uitvoert.
• Een familielid aanbevelen voor een baan bij Planetree en je commerciële positie gebruiken om ervoor te zorgen dat het familielid de baan krijgt.
• Zitting nemen in de raad van bestuur of adviesraad van een concurrent of klant van Planetree en informatie gebruiken die u als zakenpartner hebt om de concurrent te bevoordelen.
• Werken voor een klant van Planetree en tegelijkertijd actief de verkoopactiviteiten aan die klant ondersteunen ten voordele van Planetree.
• In dienst zijn bij Planetree en tegelijkertijd klant of verkoopbemiddelaar van Planetree zijn, en interne informatie misbruiken ten nadele van Planetree en ten voordele van uw positie als klant/verkoopbemiddelaar.

‍

Omgaan met COI's

Transparantie is essentieel. Potentiële en werkelijke COI's moeten worden bekendgemaakt aan Planetree. Wij zullen beoordelen of de relaties parallel kunnen bestaan en of er controles of waarborgen moeten worden toegepast om ervoor te zorgen dat eerlijke, onbevooroordeelde zakelijke beslissingen worden genomen. Neem contact op met je Planetree-contactpersoon.

Derde partijen in een invloedrijke positie

Het vermijden van corruptie en belangenverstrengeling begint met het zorgvuldig omgaan met en benaderen van personen en instanties die invloed kunnen hebben op ons bedrijf. Degenen die de bevoegdheid hebben om te beslissen over of invloed uit te oefenen op een beslissing over zaken die bijvoorbeeld worden toegekend aan Planetree of haar Business Partners, mogen niet overmatig worden beïnvloed of "overtuigd" om te handelen. Argumenten ten gunste van Planetree en onze Business Partners moeten zijn gebaseerd op eerlijke voorwaarden, marktconforme prijzen, service en producten, en mogen niet worden afgeleid van iets anders dan een ethische zakenrelatie. Beslissingen moeten worden genomen zonder onrechtvaardige vooringenomenheid ten gunste van Planetree of onze zakenpartners.

Speciale voorzichtigheid is geboden wanneer we te maken hebben met overheidsfunctionarissen en professionals in de gezondheidszorg (die soms tegelijkertijd overheidsfunctionaris zijn, vooral als ze in openbare ziekenhuizen werken). Veel wettelijke kaders leggen zwaardere sancties op wanneer overheidsfunctionarissen op ongepaste wijze worden benaderd door bedrijven met illegale voorstellen. Bovendien kan de drempel voor wat ontoelaatbaar is om een overheidsambtenaar aan te bieden aanzienlijk lager liggen dan wanneer het om privépersonen gaat. In het volgende gedeelte worden enkele belangrijke termen gedefinieerd, gevolgd door richtlijnen over hoe om te gaan met relaties met invloedrijke derden.

Overheidsambtenaar: Een overheidsambtenaar is elke persoon, verkozen, benoemd of tewerkgesteld in openbare dienst, die optreedt namens een lokale, regionale, deelstaat- of nationale overheid (zoals gezondheids-, douane-, belasting- of gerechtsambtenaren of -administrateurs), evenals (i) personen die optreden namens een onderneming die eigendom is van of gecontroleerd wordt door de overheid (zoals artsen en personeel van openbare ziekenhuizen of universiteiten), (ii) personen die politieke partijen vertegenwoordigen of kandidaat zijn voor een politiek ambt, en (iii) personen die optreden namens publieke internationale organisaties (zoals de Verenigde Naties, Wereldbank of Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO)).

Gezondheidszorgprofessional: elke persoon die lid is van een medische, tandheelkundige, farmaceutische of verpleegkundige beroepsgroep EN die in het kader van zijn/haar beroepsactiviteiten medische hulpmiddelen of geneesmiddelen mag voorschrijven, aankopen, leveren, aanbevelen of toedienen. Voor de toepassing van deze definitie omvat de term "gezondheidszorgprofessionals": (i) elke functionaris of werknemer van een overheid, instantie of andere organisatie (in de publieke of private sector) die medische hulpmiddelen of geneesmiddelen kan voorschrijven, aankopen, leveren, aanbevelen of toedienen, en (ii) elke werknemer van Planetree wiens hoofdberoep dat van een praktiserend beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg is, maar met uitzondering van zowel (a) alle andere werknemers van Planetree als (b) groothandelaren of distributeurs van medische hulpmiddelen of geneesmiddelen.

Potentiële verwijzingsbron: Een potentiële verwijzingsbron is een persoon of entiteit die in een positie verkeert om patiënten of bedrijven door te verwijzen naar Planetree. Voorbeelden zijn onder andere artsen, directe familieleden van artsen, doktersassistenten, ziekenhuizen, verpleeghuizen, geschoolde verpleeginrichtingen, revalidatieziekenhuizen en ziekenhuispersoneel of -bestuurders.

Wanneer je te maken hebt met iemand die in een positie verkeert waarin hij invloed kan uitoefenen op de activiteiten van Planetree, gelden de volgende principes:

• Er moet sprake zijn van bonafide en gedocumenteerde activiteiten voor het voorgestelde product of de voorgestelde dienst die de zakenpartners overwegen te leveren.
• Een verbintenis mag geen ongepaste stimulans of beloning zijn voor een vroegere, huidige of toekomstige zakelijke transactie van Planetree.
• Elke zakenpartner die wordt ingeschakeld om de activiteiten van Planetree te ondersteunen, moet beschikken over de ervaring, expertise en middelen om de vereiste diensten op een passende, accurate en tijdige manier te leveren.
• Er mogen geen zakelijke overeenkomsten worden aangegaan met echtgenoten, directe familieleden (ouders, broers en zussen, kinderen of schoonfamilie) of naaste medewerkers met als doel hen indirect te beïnvloeden of te belonen voor hun handelingen.
• Goederen of diensten moeten altijd tegen een eerlijke marktwaarde worden geleverd of verkregen, en de beslissing moet gebaseerd zijn op kwaliteit en prijs.

‍

Reis- en verblijfkosten

De volgende principes zijn van toepassing op reizen en accommodatie:

• Reis- en verblijfskosten moeten verband houden met een legitiem zakelijk doel en worden verstrekt in overeenstemming met de toepasselijke lokale wetten, voorschriften en branchecodes.
• Vergoeding kan alleen worden toegekend voor reis- en verblijfskosten die redelijk zijn qua waarde (bijvoorbeeld geen luxe accommodaties) en passend zijn voor het zakelijke doel.
• Reis- en verblijfskosten mogen niet worden aangeboden of betaald met de bedoeling om een ongepast voordeel of zakelijk voordeel te verkrijgen of te belonen.
• Het is niet toegestaan om kosten, waaronder reis- en verblijfskosten, te betalen voor een echtgenoot, familielid of gast van een zakenpartner.
• Reis- en verblijfskosten voor personen in een invloedrijke positie moeten worden gecontroleerd en gecontroleerd.
• Reis- en verblijfskosten moeten volledig en nauwkeurig worden geregistreerd in uw boekhouding en administratie.

‍

Raadpleeg het reisbeleid van Planetree voor meer informatie over vergoedbare kosten.

‍

Relatiegeschenken, maaltijden en entertainment

Relatiegeschenken en gastvrijheid, zoals maaltijden en entertainment voor overheidsfunctionarissen, spelen vaak een grote rol in corruptie- en omkopingszaken. Luxe maaltijden, entertainment en geschenken die worden aangeboden aan gewaardeerde klanten, besluitvormers of zakenpartners om hen te 'motiveren' om voor een bepaald voorstel of project te kiezen, of om hen te belonen voor een eerdere beslissing, komen veel voor in corruptie- en omkopingszaken.

Het is daarom essentieel dat alle geschenken, maaltijden of entertainment worden verstrekt in overeenstemming met de toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes. Planetree moedigt haar Business Partners aan om zelfs de schijn van ongepast gedrag te vermijden. Vraag jezelf af: Welke indruk maakt het geschenk, de maaltijd of het vermaak bij een neutrale omstander?

Geschenken: Geschenken omvatten alle items van monetaire of niet-monetaire waarde die worden aangeboden als blijk van waardering. Geschenken omvatten GEEN productpromoties, donaties of sponsoring, die worden behandeld in andere beleidsregels van Planetree. Planetree zal u informeren over de principes van die beleidsregels als u zich bezighoudt met dergelijke praktijken in verband met de activiteiten van Planetree.

Maaltijden: Maaltijden verwijzen naar alle uitgaven voor eten en drinken.

Entertainment: Entertainment verwijst naar alle culturele, sociale, sportieve, vrijetijds- of recreatieve evenementen.

Gastvrijheid: Gastvrijheid omvat de betaling of verstrekking van maaltijden en entertainment. Gastvrijheid omvat GEEN reis- of verblijfskosten, die in het bovenstaande gedeelte worden behandeld.

Belangrijke overwegingen zijn onder andere:

• U mag geen geschenken of gastvrijheid aanbieden, geven of aannemen met de bedoeling om een ongepast voordeel of zakelijk voordeel te verkrijgen.
• Er moet voor worden gezorgd dat het geven of ontvangen van een geschenk of gastvrijheid niet als omkoping wordt opgevat.
• Geschenken en gastvrijheid moeten op een open en transparante manier worden gegeven of aanvaard, en niet via tussenpersonen.
• Giften in contanten of contante equivalenten (zoals cadeaubonnen, cheques of vouchers) mogen nooit worden aangeboden, gegeven of aanvaard.
• Geschenken en gastvrijheid mogen niet worden aangeboden aan echtgenoten, familieleden of vrienden van iemand, tenzij de ontvangers zelfstandig een legitieme zakelijke reden hebben om deze te ontvangen.
• Indien maaltijden worden aangeboden, moeten deze bescheiden en passend zijn, rekening houdend met de positie van de ontvanger en de gelegenheid.
• Locaties moeten bevorderlijk zijn voor informatieve communicatie en zakelijke besprekingen.
• We moedigen onze zakenpartners aan om entertainment, ongeacht de waarde ervan, te verbieden en verwachten van hen dat ze dit op de juiste manier vastleggen in hun boeken en administratie.

‍

Klanten, Reclame en promotie

De manier waarop Planetree haar bedrijf voert en haar producten en diensten promoot is soms gereguleerd. Planetree heeft specifiek beleid ontwikkeld om ervoor te zorgen dat bedrijfspraktijken en marketing- en promotieactiviteiten voldoen aan toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes. Al het promotiemateriaal over Planetree producten of diensten moet zorgvuldig worden behandeld.

Wanneer we onze producten en diensten bespreken, verwachten we dat Business Partners en hun werknemers, gelieerde bedrijven en aannemers:

• Wees altijd eerlijk, nauwkeurig en niet misleidend bij het beschrijven van producten en diensten.
• Geef een eerlijke en evenwichtige beschrijving van de voordelen en risico's.
• Maak alleen uitspraken die worden ondersteund door passende klinische of operationele informatie.
• Zorg ervoor dat alle promotionele uitspraken in overeenstemming zijn met het door de overheid van hun land goedgekeurde of toegestane gebruik van het product, en dat de inhoud en wijze van verspreiding ervan voldoen aan de toepasselijke wetten, regels en voorschriften.
• Vermijd voordelen die kunnen worden gezien als een poging om de ontvanger om te kopen of te beïnvloeden.

‍

Boeken & Records

Alle administratie met betrekking tot Planetree-zaken moet nauwkeurig en eerlijk de ware aard en het doel van elke transactie weergeven. Elke transactie met betrekking tot Planetree moet transparant en onmiddellijk worden vastgelegd in de juiste boekhouding.

Wij verwachten dat u interne boekhoudcontroles in stand houdt om de integriteit van de financiële administratie en rekeningen met betrekking tot Planetree's bedrijf te beschermen. Wij verwachten dat u alle papieren en elektronische dossiers bijhoudt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbewaring en zoals geïnstrueerd door Planetree. U mag geen valse, misleidende of onnauwkeurige administratie in verband met het bedrijf van Planetree maken, indienen of goedkeuren. Deze eisen gelden zelfs als u van mening bent dat ander gedrag Planetree ten goede zou komen.

Mogelijke overtredingen melden

Planetree moedigt haar Business Partners actief aan om potentiële en werkelijke schendingen van wet- en regelgeving, industriecodes of onze Code of Ethics and Business Conduct onmiddellijk te melden.

Wat is een mogelijke overtreding?

Mogelijke nalevingsovertredingen zijn onder andere de volgende:

• Omkoping of corruptie, fraude, diefstal of vervalsing van documenten
• Ongepaste openbaarmaking van patiënt- of bedrijfsinformatie
• Onethisch gedrag zoals overtredingen van de wet, regelgeving, branchecodes of de ethische en zakelijke gedragscode van Planetree.
• Elke andere kwestie waarvan de melder te goeder trouw meent dat deze aanzienlijke schade zou kunnen toebrengen aan de activiteiten of integriteit van Planetree.

‍

Kunnen journalisten anoniem blijven?

Ja. Anonieme meldingen zijn in sommige landen (bijv. Spanje) echter niet toegestaan volgens de lokale wetgeving. Het kan ook helpen om het onderzoek te bevorderen als een melder zijn of haar identiteit bekendmaakt en verder contact ondersteunt om ophelderende vragen te behandelen. Zelfs als melders hun naam bekendmaken, zullen we al het wettelijk mogelijke en gepaste doen om hun vertrouwelijkheid te beschermen.

Wat moet ik doen als ik een mogelijke overtreding zie of ervaar?

Business Partners moeten niet de andere kant opkijken als ze een situatie meemaken die niet juist lijkt. Vaak is het de juiste handelwijze om supervisors of compliance medewerkers te informeren. Soms is het echter niet helemaal duidelijk wie je kunt vertrouwen met een gevoelige kwestie of wie in de positie is om gepast advies te geven. In geval van twijfel, of in situaties waarin het lijkt alsof meldingen aan hoger personeel niet op de juiste manier worden afgehandeld, moedigen wij onze Business Partners aan om te communiceren via het Planetree compliance e-mail adres legal@planetree.org.

Wat als Planetree zich bewust wordt van onwettig gedrag door haar Business Partners?

Wij verwachten van onze Business Partners dat zij op legale en ethisch verantwoorde wijze zaken doen. Als een van onze zakenpartners wetten, regels, industriecodes of toepasselijk nalevingsbeleid van Planetree overtreedt, kunnen zij worden geconfronteerd met opschorting of beëindiging van de zakelijke relatie met Planetree of vervolging volgens hun overheidsinstanties.