Laatst bijgewerkt op 4 november 2025
Planetree Travel Chargeback beleid
Beleidsverklaring
Planetree's onkosten voor zakelijke reizen en andere zakelijke onkosten verstrekt op grond van een dienstverleningsovereenkomst zijn voor rekening van de Klant. Planetree zal documentatie bijhouden zoals vereist door haar interne beleid en eventuele voorschriften van de Internal Revenue Service (IRS) en zal de Klant op redelijk verzoek een kopie verstrekken.
Planetree zal alleen redelijke, noodzakelijke en gepaste reis- en zakelijke kosten indienen voor betaling.
Toegestane onkostensoorten voor terugboeking
Accommodatie
- Standaard eenpersoonskamer (restitueerbaar / zakelijk tarief).
- Extra nacht(en) indien nodig vanwege vluchtschema of tijdzone-aanpassing (> 3 uur).
- Kosten voor niet verschijnen of te late annulering indien deze tijdens de opdracht van de klant worden gemaakt.
- Niet in rekening gebracht: wasserij, stomerij of persoonlijke diensten.
Vliegtickets
- Economy class – alle vluchten ≤ 4 uur of binnenlandse vluchten.
- Business class – vluchten > 4 uur internationaal.
- Kosten voor ingecheckte bagage en noodzakelijke extra bagage.
- Vervanging van verloren bagage (tot USD 100 per dag, max. USD 300).
- Niet in rekening gebracht: stoelupgrades, tenzij deze geen kosten met zich meebrengen voor de klant.
Vervoer over land
- Standaard ritten met een deelauto of taxi van/naar luchthavens en klantlocaties.
- Trein, metro of veerboot, afhankelijk van wat nodig is voor de dienstverlening.
- Gedeeld vervoer waar mogelijk.
- Niet gefactureerd: limousine- of premium autoservice
Autoverhuur
- Economy-klasse huurauto en brandstof/opladen.
- Niet in rekening gebracht: GPS-huur, verzekering of upgrade
Kilometerstand van persoonlijke voertuigen
- Kilometervergoeding volgens het tarief van de IRS (of een lager tarief in het betreffende land) voor reizen van klanten van minder dan 200 mijl (enkele reis).
Parkeren & Tol
- Parkeren op de luchthaven en op het terrein (laagste beschikbare tarief).
- Tolgelden.
Maaltijden en incidentele kosten (M&IE)
- 100 USD per dag – wanneer ontbijt en lunch niet worden verstrekt.
- 65 USD per dag – inclusief ontbijt en lunch.
- Inclusief belastingen, fooien en extra's.
- Niet in rekening gebracht: alcohol of kosten die de vergoeding overschrijden.
Telecommunicatie
- Wi-Fi in hotels of tijdens vluchten (wanneer deze niet gratis is).
- Mobiele roaming-/dagtarieven voor internationale reizen.
Diversen / Vereiste reisdiensten
- COVID-19-tests of vaccinaties vereist voor toegang.
- Immigratie-/visum-/ESTA-kosten.
- Verplichte ziektekostenverzekering voor bezoekers.
- Niet in rekening gebracht: paspoortverlengingen, persoonlijke verzekeringen, boetes of persoonlijke artikelen.
Verzendkosten / Afdrukken
- Portokosten, koerierskosten en afdrukkosten die rechtstreeks verband houden met klantenservice
Sociale functies
- Bescheiden team- of klantevenementen die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van het contract, onder voorbehoud van goedkeuring door het management.